טכניקת פומודורו

ניהול זמן עם טכניקת פומודורו: כל מה שאתם צריכים לדעת כדי להתחיל

אחת המשימות הגדולות שלנו כעצמאיים היא להצליח להתמודד עם ערימת המשימות שיש לנו על שולחן העבודה, יום יום. מכירים את זה שאתם עובדים בקדחתנות יום שלם רק כדי לגלות בסוף היום שנשארה לכם עוד מלא עבודה? טכניקת פומודורו היא שיטה פשוטה ויעילה לניהול זמן ומשימות, ששמה דגש על מקטעים עבודה קצרים וממוקדים לצד הפוגות מנטליות, על ניהול נכון של משימות והמנעות מכוונת ואדוקה מהסחות דעת. רוצים לדעת עוד? סיכמתי עבורכם את כל מה שיש לדעת על טכניקת פומודורו.

מי המציא את הטכניקה ולמה פומודורו?

טכניקת פומודורו נוצרה על ידי יזם ומפתח תוכנה בשם פרנצ'סקו קירילו (Francesco Cirillo). השם פומודורו מגיע מהמילה האיטלקית לעגבניה, מפני שלפרנצ'סקו היה טיימר בצורת עגבניה, ששימש אותו לשמור על ריכוז ופרודקטיביות בעת שעסק ששקד על לימודיו באוניברסיטה.

מהי טכניקת פומודורו

טכניקת פומודורו היא שיטה פשוטה ויעילה לניהול זמן שעוזרת לנו לשפר את הפרודקטיביות ע"י הגברת הריכוז והמנעות מכוונת מהסחות דעת. היא עוזרת לנו לחלק את עומס העבודה למקטעים שקל לנו יותר להתמודד איתם, ועוזרת לנו לשמר את העבודה במשימות הדורשות ריכוז גבוהה.

כחלק מהשיטה משתמשים בטיימר כדי לחלק את תהליך העבודה למקטעים של 25 דק' עבודה וביניהם הפוגות קצרות. כל סשן של 25 דק' עבודה נקרא פומודורו. לאחר 4 סשנים של פומודורו ההמלצה בדר"כ היא לקחת הפוגות מעט ארוכות יותר של בין 15-30 דק'.

הגישה מתבססת על התפיסה ש-25 דק' של עבודה מרוכזת וללא הסחות דעת, נוכל לבצע ביעילות ובמהירות רבה יותר את המשימות שלנו. ההפסקות הקצרות נותנות לגוף ולתודעה מנוחה לקראת הפומודורו הבא.

סשן בסיסי של פומודורו נראה בגדול ככה:

25 דק' עבודה על משימה

5 דק' הפסקה

25 דק' עבודה על משימה

5 דק' הפסקה

25 דק' עבודה על משימה

5 דק' הפסקה

25 דק' עבודה על משימה

15-30 דק' הפסקה

כמה כללים חשובים:

  • פומודורו אחד שווה 25 דק' של עבודה טהורה ואתם צריכים לעשות כל שביכולתכם כדי לא להפר אותה.
  • לא מחלקים פומודורו, סשן שלם (25 דק') או כלום.
  • אם פומודרו נפגע באופן משמעותי מהסחת דעת עצמית או חיצונית, לא מחשיבים אותו וממשיכים רעננים לפומודורו הבא.
  • בתום פומודורו לוקחים הפסקה, גם אם נדמה שכל מה שנותר כדי לסיים משימה הן דקות אחדות.

למי זה מתאים?

טכניקת פומודורו יעילה מאוד לעצמאים שחשוב להם להתמקד בשעות העבודה על המשימות החשובות באמת כדי לעמוד בלוחות זמנים ולשמור על רווחיות. לסטודנטים שסובלים מדחיינות או מקושי להתרכז בחומר הלימודים הטכניקה מספקת מסגרת לימוד יעילה וממקדת. וגם לעובדי משרדים הטכניקה מאוד יעילה מפני שהיא מתאימה מאוד למבנה של יום עבודה סטנדרטי ונותן לעובד את הכלים להצליח לשמר ריכוז מירבי במרחב שלא תמיד תומך בעבודה עמוקה ומרוכזת.

איך להשתמש בטכניקת פומודורו?

קודם כל, בשביל לעבוד עם טכניקת פומודורו ביעילות אנחנו צריכים משימה ברורה. ערכו רשימה עם המשימות שלכם להיום. העריכו כמה זמן תצטרכו לעבוד על כל משימה וכתבו לעצמכם את מספר הפומודורו הרלוונטי (אם הערכת משימה בשעה – סמנו לידה 4 פומודורו). עכשיו סדרו את הרשימה לפי מידת הדחיפות או החשיבות של המשימה.

דרך נוספת להסתכל על זה – אם אתם יודעים (מן הסתם) מה משך יום העבודה שלכם, אתם יכולים לדעת מראש כמה פומודורו עומד לרשותכם. חלקו אותו למשימות שהגדרתם בהתאם למידת הדחיפות.

טיפ: 2 דרכים לנהל את המשימות בשילוב עם פומודורו.

  • בצעו משימה ארוכה ומעמיקה לאורך מספר מקטעים של פומודורו
  • בצעו מספר משימות קטנות ובעלות אופי דומה בפומודורו אחד.

בהתחלה זה מאתגר להעריך כמה זמן נדרש עבור כל משימה, זה שריר שצריך לאמן. משימות קטנות יותר קל להעריך, באופן טבעי, ממשימות גדולות. משימות גדולות שדורשות 5-6 פומודורו, עדיף לפרק למשימות קטנות יותר ככל הניתן.

למשל, אם אתם יודעים שיקח לכם לעבור על מיילים 15 דק', מומלץ לשדך למשימה עוד מטלות אדמיניסטרטיביות ולהקדיש להן בכללותן פומודורו שלם.

אם המשימה היא כתיבת מאמר לדוגמה, אפשר לפרק את המשימה לכמה משימות קטנות יותר כדוגמת: איסוף חומרים, כתיבה, הגהה, עריכה סופית וכו'.

טיפ מס' 2: נסו לשלב בין טכניקת פומודורו ל- Time Blocking

בהשמע הצלצול לאחר 25 דק' עבודה, מחקו פומודורו מהמשימה הרלוונטית.

עכשיו הגיע הזמן לקחת 5 דק' של הפסקה

בסוף כל פומודורו מומלץ להתנתק מהמשימה שאנחנו עובדים עליה ולהתרענן. אפשר לעשות מתיחות, להכין עוד כוס קפה, לבהות בנוף – העיקר לתת לראש להתאוורר בין כל סשן רציף של עבודה. מומלץ להתרחק משולחן העבודה ולהמנע מדברים שעשויים להסיח את הדעת ועדיף לא לתת לענייני עבודה אחרים לחלחל בהפסקות הקצרות – קריאה חטופה של מייל או וואטסאפ תפריע לריכוז שלכם.

אל תוותרו על ההפסקה. זה מפתה להמשיך לעבוד כשאתם במצב של תשומת לב מירבית, אבל המוח צריך הפוגות כדי לשמר רמה גבוהה של ריכוז במהלך היום. בסופו של יום הפרודקטיביות שלכם תרד ללא מנוחה.

בסוף יום עבודה מומלץ לקחת רגע להתבונן ולנתח את העבודה שעשיתם, איזה משימות בוצעו וכמה פומודורו הצלחתם לבצע במהלך יום העבודה.

על המנעות מהסחות דעת

אנחנו חיים בעולם רווי בהסחות דעת וקשה להמנע מהם בלי ממש להשתדל. אז ההמלצה החמה היא להסיר הסחות דעת באופן רצוני ואקטיבי. בגדול אפשר להסתכל על הסחות דעת בשני מישורים – הסחות דעת עצמיות והסחות דעת חיצוניות.

הסחות דעת עצמיות מתייחסות לפעולות שאנחנו מבצעים ופוגעים בריכוז שלנו, כמו למשל להכנס לפייסבוק באמצע סשן עבודה, להכנס לטלפון כדי לבדוק אם שלחו לנו הודעה וכיוצא באלה – אתם בוודאי מכירים. התחילו בלהיות מודעים למקומות שבהם אתם נוטים להסיח את דעתכם כדי שתוכלו לבצע פעולות מניעה, כמו למשל לחסום אתרים מסויימים לגלישה, אם כוח הרצון שלכם לא מספיק.

אם אתם מאלה שבזמנים של ריכוז משמעותי זוכים להארות, תובנות ורעיונות חדשים – מצאו דרך לתעד אותם במהירות (פיסת נייר או פתק דיגיטלי) כדי שתוכלו לשוב אליהם בסוף הסשן ולא תשאבו להעמיק ולחקור אותם על חשבון זמן עבודה יקר.

הסחות דעת חיצוניות מתייחסות לגורמים חיצוניים שמפרים את שלוות העבודה שלנו. למשל, אם אנחנו עובדים במשרד פתוח וסביבנו רעש מתמיד וקולגות שמגיעים לשאול שאלות. במקרה ואלו הם תנאים קבועים במרחב העבודה שלנו, מומלץ לסגל כמה דרכים להתמודד עם הסחות דעת. למשל:

  • לדווח מראש שכאשר אנחנו עם האוזניות שלנו אין להפריע לנו אלא במקרים דחופים בלבד.
  • להתרגל לומר לאדם שמולנו שנחזור אליו ברגע שנסיים את המשימה שאנחנו עובדים עליה.
  • לקבוע מועד נוח יותר לשוחח או להפגש עם אותו אדם

מחקר שתומך בעקרון שמאחורי טכניקת פומודורו

מחקר שנערך באוניברסיטת אילנוי מציע שריכוז ממושך במשימה אחת מפחית את הביצועים. לפיו מומלץ מבחינה פרקטית לקחת הפסקות בזמן משימה מתמשכת (דוגמת למידה למבחן). הפסקות מנטליות קצרות למעשה מסייעות לשמר את ריכוז מירבי לטווח ארוך.

יתרונות וחסרונות של הטכניקה

יתרונות:

אנחנו נדרשים לעבוד על משימה ספציפית. במציאות שבה לרובנו יש המון מה לעשות כל הזמן, נדיר למצוא את עצמנו מתמקדים באופן רציף במשימה אחת. היכולת לעסוק במספר משימות במקביל היא אמנם חשובה, אבל אם רוצים לעשות עבודה עמוקה ומשמעותית באמת, שדורשת מאיתנו ריכוז ויצירתיות – מומלץ להתמקד במשימה אחת.

מעולה לדחיינות. טכניקת פומודורו עוזרת לנו להתגבר על חוסר מוטיבציה בכך שהיא מפרקת לנו משימות גדולות ומאיימות למשימות קטנות שקל לנו יותר לעכל. בכך היא מחזירה לנו את תחושת השליטה על שולחן העבודה ורשימת המטלות שלנו.

ניהול עבודה במסגרת של זמן עובד מצויין. טכניקת פומודורו לוקחת צעד קדימה את הנושא של ניהול זמן היות והיא מפרקת אותו לגורמים קטנים. אנחנו מסתכלים על המשימות והזמן שלנו ברזולוציה של דקות. מי שמצליח להתמיד עם השיטה ולתרגם את המשימות שלו למקצב הפומודורי יכול להגיע לרמה גבוהה מאוד של פרודקטיביות.

חסרונות

הטיימר הוא עריץ. חלוקת הזמן בטכניקת פומודורו היא יחסית נוקשה. לעיתים תוכלו למצוא את עצמם מאוד מרוכזים ויעילים בתוך משימה והטיימר יאותת לכם שהגיע הזמן להפסיק. לא תמיד זה ירגיש לכם נכון. כמו כן, לא פשוט להתאים כל צורך פיזי או רגשי למבנה של הפומודורו, מה שעשוי לעורר לא מעט קונפליקטים פנימיים.

לא מתאימה לכל סוגי העבודה. אם העבודה שלכם היא בעיקרה יצירתית, סביר להניח שהפרעה כל 25 דק' תקשה עליכם לשמר את הזרימה היצירתית.

דורשת מרחב מאפשר. עובדים במשרד פתוח? יכול מאוד להיות שיהיה לכם קשה עד בלתי אפשרי ליישם את השיטה עם כל כמה שתתאמצו. מקומות עבודה רבים פשוט לא מאפשרים 25 דק' של עבודה רציפה ללא הפרעות, ובטח לא יום עבודה שמתבסס על כך.

דורשת ניהול ברור של משימות. לא מאוד יעילה אם אין לכם תמונה יחסית ברורה של המשימות על שולחן העבודה ואיך לתעדף ולחלק את הזמן ביניהם.

אפליקציות פומודורו מומלצות

רגע לפני שנסיים, נדבר על כלים טכנולוגיים שעוזרים לתרגל פומודורו. יש המון אפלקציות ולכל אחת יש את הקטע שלה, בחרנו פה לקט מומלץ אבל תרגישו חופשיים לחקור בעצמכם.

Focus Booster – כלי פשוט וחכם שמאפשר לכם לעקוב אחרי העבודה שלכם עם פומודורו ולשפר את הביצועים שלכם בעזרת נתונים. האפליקציה עוברת אוטומטית מעבודה למנוחה ומסנכרנת את הנתונים עם הממשקים השונים במובייל ובמחשב.

PomoDoneApp – יתרון משמעותי שיש לאפליקציה הזאת היא העובדה שהיא מתממשקת באופן מובנה עם כל האפליקציות הפופולריות לניהול משימות (Todoist, Trello, Asana וכו') ומסוגלת למשוך מהם אוטומטית את המשימות שעל שולחן העבודה שלכם. לאפליקציה יש גם תוסף לכרום שיאפשר לכם להתחיל סשנים של פומודורו ישר מהדפדפן.

אם הגעתם עד הלום קיבלתם את כל מה שאתם צריכים כדי להתחיל לעבוד עם הטכניקה ולראות אם היא מתאימה לכם. המלצתי היא להכין את כל התנאים הנדרשים מראש ולצאת לפחות לשבוע של התנסות מודעת. כל זרימת עבודה חדשה דורשת הסתגלות ולמידה, במיוחד אם אתם לא מתורגלים בעבודה עם מסגרת זמנים יחסית נוקשה. עם הזמן תלמדו מה עובד לכם הכי טוב.

אשמח לשמוע על החוויות וההתנסויות שלכם, תרגישו חופשיים לכתוב לי.
עד הפעם הבאה, בהצלחה.

לגמרי עשוי לעניין אותך:

נהנית? יופי! שיתוף מרבה טוב בעולם.

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp