תמיד ניהלתי רשימת משימות. גם שעוד לא עסקתי במודע בפרודקטיביות. פשוט רציתי לשמור על שפיות בעולם מלא מחוייבויות. הבנתי את אינטואיטיבית את החשיבות שלה וכיצד היא עוזרת לי לאוורר את את העומס הקוגניטיבי שמלווה את ימי העשייה שלי. אבל לפני שהצלחתי לחבר את המשימות עם הרעיון של ניהול זמן, הן שכבו להן לרוב בחוסר יעילות ולכל היותר העידו על מידת הסטרס שחוויתי.
שיטת ה-Time Blocking עזרה לי לראשונה למצוא את הדרך שלי, האורגנית והיומיומית – לתעדף משימות מתוך הרשימה האינסופית שלי, ולקבוע עם עצמי את הזמן הנכון לבצע אותה.
או לפחות לנסות לבצע אותה. בהמשך אראה שלוח זמנים אמנם נוטה להיות מאוד דינמי, ויש סיכוי לא-רע שהתכניות שלכם ישתנו לעיתים קרובות, אבל עצם התרגול שבו אנחנו נוטים את הדעת בצורה שיטתית למשימות ולזמן, ומחברים ביניהם מתוך כוונה וחזון – עוזר לנו להתקדם ולהגשים את היעדים והשאיפות שלנו.
נתחיל.
מה זה Time Blocking?
Time Blocking היא טכניקה פשוטה ואפקטיבית להחזיר את השליטה על שבוע העבודה שלנו.
הגישה הזו יעילה למי ש:
- מג'נגל בין פרוייקטים ומחוייבויות שונות
- שמעביר יותר מדי מהזמן שלו בתגובתיות – למיילים, התראות והודעות
- ימיו מקוטעים עם הרבה פגישות
- נאבק כל הזמן בהסחות דעת במהלך יום עבודה
- מתקשה למצוא מרחב של מחשבה, למידה ועבודה עמוקה
זו שיטה לניהול זמן, שמנחה אותנו לחלק את יום העבודה שלנו לבלוקים של זמן. לכל בלוק מוצמדת משימה מוגדרת או קבוצת משימות. במקום לעבוד עם רשימת משימות ארוכה ומתמשכת, ולגשת לכל משימה בספונטניות, טיים בלוקינג מאפשר לנו להתחיל יום עבודה עם תכנית ברורה על מה אנחנו צריכים לעבוד ומתי.
היא נעשתה פופולרית הרבה בזכות אילון מאסק שסיפר בכמה הזדמנויות כי זו אחת הטכניקות המועדפות עליו לניהול זמן. היא איפשרה לו לקיים חיי פנאי ומשפחה לצד ניהול של שתי חברות ענק מצליחות.
בעוד רשימת משימות לבדה אומרת לנו מה אנחנו צריכים לעשות, Time Blocking עוזר לנו להבין מתי בדיוק אנחנו אמורים לבצע כל משימה. כשאנחנו ממלאים את לוח השנה שלנו בדברים שאנחנו רוצים לעשות, יש יותר סיכוי שדברים פחות חשובים יגזלו לנו את הזמן.
ההמלצה היא להשתמש ב- Time Blocking כדי לנהל את החיים שלנו על מגוון רבדיהם – העסקי, האישי, היצירתי, וכך לעודד פרודקטיביות ולהצליח לייצר איזון נכון בין המחוייבויות השונות שלנו לעבודה, בית ופנאי.
במהלך עבודה על בלוק, הכוונה והתרגול היא להתמקד במשימה שקבענו לעצמנו בחלון זמן הספציפי הזה. טכניקות מהסוג הזה מצריכות כמובן גמישות היות וישנם באופן טבעי הרבה בלת"מים, אבל מצד שני נדרש רצון אמיתי ללכת בעקבות התכנית.
אחד המפתחות להצלחה בשיטה זו, היא תיעדוף מראש של רשימת המשימות שלנו בצורה אפקטיבית. מומלץ לעשות זאת לפחות אחת לשבוע ולתכנן קדימה. בסקירה שבועית כזו אנחנו עוברים על המשימות שלפנינו ומתרגמים אותם לבלוקים בלו"ז השבועי שלנו. בסופו של יום אנחנו בוחנים איזה משימות הספקנו לבצע, מה נשאר לנו ליום העבודה הבא ואיזה משימות חדשות נכנסו – ומתאימים את הבלוקים של המשך השבוע בהתאם.
מה הסיבה ששיטת Time Blocking כל כך יעילה?
- היא מעודדת עבודה עמוקה: כשאנחנו מתכננים חלון זמן לעבודה על משימה ספציפית, פתרון בעיה, למידה של דבר חדש או כל דבר אחר שמצריך מאמץ קוגניטיבי – אנחנו מוודאים שאותה משימה תקבל את כל תשומת הלב והריכוז שהיא זקוקה לו. תכנון לו"ז קפדני עוזר לנו לעבור ממולטי-טסקינג ליוני-טסקינג פרודקטיבי. ככל שמתרגלים יותר את היכולת להתרכז במשימה אחת, כך היא נעשית נגישה וקלה יותר.
- היא מאפשרת לנו לצמצם עבודה שטחית: במובן ההופכי לסעיף הראשון, כשאנחנו מכניסים בלו"ז עבודה שטחית דוגמת מענה למיילים, מעבר על מדיות חברתיות וכדומה – אנחנו יכולים לרכז אותה בחלונות זמן ברורים ומוגדרים מראש וע"י כך להמנע מהזליגה המוכרת של תשומת הלב במהלך יום עבודה. עבודה שטחית היא קלה יותר ולכן מי שלא מתורגל בעבודה עמוקה ואין לו שיטת עבודה ברורה – נוטה להשאב למשימות קלות ונוחות שמפיקות ערך שטחי בלבד.
- היא מגדילה את המודעות לאיך אנחנו מנצלים את הזמן שלנו: רובנו לא מוכשרים מאוד בניהול זמן. קשה לנו לאמוד בצורה נכונה כמה זמן נדרש לנו עבור משימה, קשה לנו לתעדף את המשימות ובכלליות לא הכי נוח לנו להתעסק עם זמן בשיגרת חיינו. שיטת Time Blocking מאלצת אותנו להתעמת עם ההעדפות והמחוייבויות שלנו ולתת את הדעת על איך אנחנו משקיעים את הזמן המוגבל שלנו. כשאנחנו צריכים לתת לעצמנו דין וחשבון על כל מחוייבות חדשה, אנחנו הופכים שקולים יותר לגבי מה אנחנו מוכנים לעשות ולמה אנחנו מעדיפים לסרב.
- עוזרת להתמודד עם דחיינות: מחקרים הראו לנו משהו שאפשר בקלות לגלות גם תוך כדי התנסות – שאנשים שהגדירו לעצמם מקום, תאריך וזמן לביצוע המשימות שלהם – בין אם מדובר בשיגרת אימונים או בביצוע משימה מורכבת בעבודה, נטו להצליח יותר ללכת בעקבות הכוונות שלהם. בעזרת Time Blocking אנחנו מתרגלים לוודא כל יום שאנחנו הולכים בעקבות היעדים שלנו.
- עוזרת לנו להתגבר על תחושה של חוסר-שליטה: רשימת משימות פתוחה יכולה מהר מאוד לייצר לנו תחושה שהדברים מחוץ להישג ידנו. טיים בלוקינג עוזר לנו לפרק את התחושה המופשטת של מחוייבות למקטעים קטנים שיותר קל לנו לנהל. כשאנחנו יודעים בדיוק מה אנחנו צריכים לעשות בכל זמן זה מוריד מהמתח הנלווה למחוייבות.
איך להתחיל לתרגל Time Blocking?
הכל עניין של סדרי עדיפויות – השאלה הראשונה שצריכה להשאל היא – מהן המטרות שלי? מה הייתי רוצה להשיג בכך שאני מנהל את הזמן שלי בצורה מסודרת? הרציונל פה הוא לתת לנו בסיס יציב וברור של מטרות ויעדים שחשובים לנו, בחיים האישיים ובעבודה, שינחו את חלוקת הזמן והמשימות שלנו.
משימות משימות – השלב הבא הוא לפרוש בפניכם את כל המשימות שיש לכם השבוע. באופן טבעי חלק מהמשימות יהיו בעלות חשיבות או דחיפות גבוהה (או גם וגם) וחלקן פחות. מומלץ למצוא מס' נכון וריאלי של משימות פר יום עבודה ולהתמקד במשימות בעלות החשיבות הרבה ביותר קודם. יותר מזה, אם משימה יכולה להתפרק למשימות קטנות יותר – נסו לראות איך זה עובד לכם. במקום להכניס ללו"ז שעה של מענה על מיילים, למשל, בדקו על כמה מיילים עליכם להשיב (במקרה ולא מדובר על חלון מתוכנן מראש) והקציבו זמן המותאם להיקף העבודה. זה ישמור על חלוקה נכונה של הזמן מבלי להמרח על מייל אחד ולהשאר עם מעט זמן לאחר.
גבולות גזרה – המלצה טובה ממני אליכם – תנו את הדעת וקבעו לעצמכם מראש את שגרת הבוקר ושגרת הערב הקבועות שלכם. צרו לעצמכם טקסי כניסה ויציאה מיום העבודה, שיעזרו לכם לעשות את המעבר מתודעת פנאי ובית לתודעת עבודה מרוכזת ולאחר מכן ולא פחות חשוב – מעבר בחזרה לתודעת מנוחה ופנאי.טקס בוקר יכול למשל להכיל תרגול גופני דוגמת יוגה, תרגול מדיטציה, תרגילי למידה וזיכרון, טיול עם הכלב או כל דבר שעובד לכם. התנסות מגוונת תעזור לכם להבין מה תומך בכם בתחילת היום.טקס סיום יום עבודה יכול להכיל מעבר מסודר על תיבת המייל, לוח המשימות והלו"ז ליום המחרת. מומלץ לשלב בטקס זה כל מה שיכול לעזור לכם לשחרר את המחוייבויות שעסקתם במהם במהלך היום, גם אלה שעדיין דורשות את תשומת לבכם, עד ליום המחרת. כדי שתוכלו לסגור את המחשב או המשרד ולתת לראש שלכם לנוח מנוחה מלאה ועמוקה.
טיפ חשוב: שריינו לעצמכם זמן קבוע לעבור על המשימות שלכם ולשבץ אותם בבלוקים.
הגדירו בלוקים של זמן – בשלב הבא, אחרי שיש לנו רשימה משימות מסודרת ומתועדפת, אנחנו יוצרים לעצמנו בלוקים של זמן בלו"ז. בשלב זה יש לנו שני דברים להתחשב בה – מתי לתזמן כל משימה וכמה זמן להקצות לה.
מתי לתזמן משימה: אין אמת אחת שנכונה לכולם ותצטרכו להתנסות בעצמכם כדי להכיר את הנטיות הקוגניטיביות שלכם. אם כבר עבדתם ולמדתם לא-מעט באופן עצמאי, בטח יש לכם מושג כלשהו לגבי השעות העדיפות עבורכם ומשך הזמן שאתם יכולים לשמר ריכוז ותשומת לב. בשעות הטובות שלכם מבחינה קוגניטיבית קבעו כמובן את המשימות החשובות ביותר.זה המקום להזכיר גישה פופולרית בעולם הפרודקטיביות שמאוד עוזרת להמנע מדחיינות ונקראת "לאכול את הצפרדע" (Eat The Frog) שהמלצתה היא לקבוע את המשימות החשובות והקשות ביותר לתחילת יום עבודה, וכך להפוך את המשך יום העבודה לקליל ונינוח יותר.
מה משך הזמן המוקצב למשימה: יש גישות שונות בעניין הזה. טכניקת פומודורו למשל מגדירה אינטרוולים של 25 דק' עבודה ו-5 דק' הפסקה. גישות אחרות מציעות להאריך את משך זמן העבודה והשהייה במצב של ריכוז גבוה בהדרגה, תוך כדי אימון מנטלי של יכולת הריכוז. במקרה כזה ניתן להאריך סשן עבודה ממוקד עד אפילו שעה או יותר. בכל מקרה כל הגישות החכמות מדברות על מנוחה מנטלית טובה בין סשן לסשן.
זה מקום טוב לתת בו את הדעת על עבודה עמוקה (Deep Work), גישה לפרודקטיביות אשר שמה דגש על תרגול של עבודה אשר דוחפת את היכולת הקוגנטיבית שלנו לקצה ומאפשר יצירה של ערך אמיתי. על פי הגישה הזאת מומלץ לתת לעבודה עמוקה נתח הולך וגדל מהלו"ז, בניגוד לעבודה שטחית הכוללת פעולות אדמניסטרטיביות דוגמת שליחת מיילים, טלפונים וכו'.נסו לתת משך זמן ארוך ונטול הסחות דעת למשימות החשובות והמאתגרות שלכם, ופרקי זמן מצומצמים למשימות הקלות, השואבות, שאינם דורשות לרוב רמה גבוהה של ריכוז.
טיפ לקביעת משך זמן משימה: לפחות בהתחלה, הגזימו בהערכת הזמן שלכם. הנטייה של רוב האנשים היא להעריך את משך הזמן בחסר, דבר המכניס מתח ליום העבודה ותחושה של פיגור. קחו מראש יותר זמן ממה שאתם צריכים עד שתלמדו כמה אתם באמת צריכים.
שבצו זמני הפוגה והפסקה בין משימות – לא פחות חשוב מלשבץ בלו"ז את המשימות בצורה עקבית ומסודרת. זמני הפוגה מתייחסים למרווחי זמן קצרים בין משימות שבהם את נותנים לשרירים המנטליים שלכם לעסוק בפעילות שאינה כרוכה במאמץ – ללכת להכין כוס קפה, לנגן שיר בגיטרה, לבהות דרך החלון, לעשות מתיחות וכדומה. הפסקה מתייחסת לחלונות זמן קצת יותר ארוכים במהלך היום, בהתאם לצורך שלכם, שבהם אתם לא עובדים. ארוחת צהריים היא כמובן דוגמה להפסקה קלאסית, אבל רוב האנשים יועילו מהפסקות נוספות קצרות יותר במהלך היום.להפוגות ולמרווחים בלו"ז יש סיבות נוספות – אם לא נכניס אותם נהיה תמיד בתחושה של פיגור אחרי הלו"ז כי אנחנו לא רוצים ולא אמורים לרוץ ממשימה למשימה ולכן צריכים להכיר בכך שהמעברים לוקחים זמן. שנית כל, יש מה שנקרא Attention residue – שארית קשב (ראו מחקר), מושג המתייחס לכך שאם אנחנו עוברים ישר ממשימה למשימה, בעיקר אם לא סיימנו את המשימה הראשונה, המוח שלנו עדיין טרוד במשימה הקודמת שעשינו ולמשך זמן מסויים לא יכול להתמסר במלוא יכולתו למשימה החדשה שעל השולחן. כדי לצמצם את התופעה הזו מוטב לייצר מרווחים בין משימות.
פעלו לפי הלו"ז – כביכול החלק הקל ביותר, אבל אתם תראו שתהיה תקופה מסויימת של הסתגלות שבה תתרגלו לפעול לפי לו"ז המסודר בבלוקים. נסו להצמד למה שקבעתם בתחילה, התחילו וסיימו בזמנים שהגדרתם. רק אם תפעלו לפי הלו"ז שהגדרתם, תוכלו לדייק בצורה שיטתית וקבועה את השיטה שעובדת לכם ולהגיע לתמהיל שנכון עבורכם.
בדקו ותקנו – בתקופה הראשונה יהיה טוב עבורכם לעקוב אחר משך הזמן שלוקח לכם לבצע משימה, כך תוכלו לראות האם חלונות הזמן שאתם מקציבים לסוג מסויים של משימה ארוכים מדי, קצרים מדי או יחסית מדוייקים. שימו לב איך להבדל בין עבודה עמוקה לשטחית ומה התמהיל הנכון שמקרב אתכם לבצע את מה שחשוב לכם באמת ולהתקדם לעבר המטרות שלכם. לאחר מכן ערכו התאמות בחלונות הזמן בהתאם למה שגיליתם. האופטימיזציה הזו תאפשר לכם לחסוך לא מעט זמן שמתבזבז בקצה בלוק או לחץ מבלוק קטן מדי שדוחק לכם בלו"ז.
Time Blocking Vs. Task Batching Vs. Day Theming
אם אתם חוקרים את הנושא הזה, יכול להיות שיצא לכם להתקל בוריאנטים של טיים בלוקינג. אקח כמה מילים כדי להסביר את הרעיון שלהם, עכשיו שירדנו לעומקם של דברים.
ב-Task Batching אנחנו מצמידים מספר משימות בעלות אופי דומה לאותו חלון זמן. למשל, אם יש לי מספר משימות קצרות הכרוכות בסדר וארגון, אוכל לבצע אותם ברציפות ואין הגיון בלייצר חלון לכל אחת מהמשימות.
Day Theming לוקח את הרעיון הזה צעד אחד קדימה, ומחלק את השבוע לימים עבודה בעלי אופי דומה. למשל המוקדש לכתיבה, יום המוקדש לאדמיניסטרציה, יום עבודת שטח וכו'. אסטרטגיה זו מתאימה לאנשים בעלי קשת רחבה של מחוייבויות כמו בעלי עסקים עצמאיים שצריכים לעבוד מול לקוחות כמו גם לעסוק בתהליכים שיווקים, פיננסיים וניהוליים של העסק.
כלים התומכים ב – Time Blocking
בגדול מה שאנחנו צריכים בשביל לתרגל טיים בלוקינג זה בסה"כ כלי לניהול משימות וכלי לניהול לו"ז. יש המון אפשרויות ושווה להתנסות ולמצוא את הכלי שנוח לכם ועונה על הצרכים הספציפיים שלכם.
טיפ חשוב: תמיד מומלץ לבדוק עם הכלים שאתם עובדים איתם מתממשקים בנוחות אחד עם השני. כלים שיודעים לעבוד יחד באופן מובנה חוסכים המון זמן ועוזרים לנו לבנות זרימת עבודה נוחה ויעילה.
אני אישית עובד עם אפליקציית Todoist בשביל ניהול משימות ועם Google Calendar בשביל ניהול זמן. Todoist מאפשרת לי לייצר רשימת משימות אינטגרטיבית ולהשתמש במגוון של חלוקות ותיוגים שעוזרים לי לעשות סדר ולתכנן את ימי העבודה שלי. היא עובדת מעולה עם Google Calendar שמאפשר לי לנהל בצורה חזותית ונוחה את חלונות הזמן שלי בסינכרון עם שאר האפליקציות של גוגל ואפליקציות אחרות בהם אני משתמש (למשל – אפליקציה לקביעת פגישות).
אלה יכסו את הבסיס של מה שאתם צריכים. נוסף עליהם תוכלו לשקול להעזר בכלי המונעים הסחות-דעת ועוזרים לתרגל עבודה עמוקה, דוגמת Freedom הנפלא שחוסם אפליקציות ואתרים, Toggl שעוזר לעקוב אחרי זמן ביצוע משימות ויכול לעזור לכם להבין כמה זמן דורשת מכם כל משימה, וכלים אחרים שיכולים להקל עליכם את המעבר לניהול זמן פרודקטיבי.
טיפ נוסף: אל תרוצו לחפש כלים נוספים מעבר ליומן ולוח משימות. אם יעלה לכם צורך מובהק מתוך התרגול, חפשו לו מענה ספציפי. אם מצאתם כלי רלוונטי, בדקו האם הערך שהוא נותן לכם ויתרונותיו מתעלים על החסרונות שבו (לכל כלי יש חסרונות וריבוי כלים בכלליות עלול להוות חיסרון).
סיכום
זה נכון שניהול זמן יכול להרגיש לא טבעי, אבל למעשה, בעולם שבו אנחנו רצים סביב השעון ולא לפי מחזור השמש – ניהול זמן מעניק לנו שקט נפשי, סדר וחופש תודעתי. טיים בלוקינג היא אסטרטגיה מאוד אפקטיבית שעוזרת לנו לקבל תמונה ברורה של תחומי האחריות שלנו ומתי אנחנו צריכים לתת את הדעת על כל דבר. היא עוזרת לנו לוודא שאנחנו מאפשרים מקום לפנאי לצד עבודה ולמנוחה טובה בין משימות ומחוייבויות.
הזמן שאנחנו משקיעים בסידור הלו"ז שלנו משתלם מאוד, גם אם אנחנו עושים את זה על חשבון עבודה מרוכזת על משימות. לו"ז מבורדק וחסר תיכנון מביא מהר מאוד לזליגה של תשומת הלב, תחושה של עמוס וסטרס ולא מאפשר הסתכלות רחבה וצלולה על סדרי עדיפויות, תהליכים התפתחותיים והגשמה של פרודקטיביות אמיתית.
זכרו להיות גמישים ולהנות מהדרך. ההצלחה נמדדת גם במידת המודעות ועומק הדיאלוג שיש לכם עם תחומי האחריות שלכם ולא רק עם מספר המשימות שהצלחתם לבצע. יש בזה משהו מעט משחרר, התמסרו לזה.
