לתעדף משימות הדרך הנכונה לנהל את העבודה ולעשות את הדברים החשובים באמת

לתעדף משימות: הדרך הנכונה לנהל את העבודה ולעשות את הדברים החשובים באמת

אחד מהאתגרים הגדולים ביותר שלנו בחיים הוא לתעדף משימות שעלינו לבצע. עם תחומי אחריות הולכים וגדלים, וממשקים שונים שמנסים לגזול את תשומת הלב שלנו כל הזמן, לא פלא שקשה לנו להחליט במה ראוי שנשקיע את תשומת הלב והזמן שלנו.

עם זאת, לדעת מה סדר העדיפויות שלנו עושה לנו את החיים הרבה יותר קלים. תיעדוף משימות מפחית לנו את רמות הסטרס (אני יודע שהדברים החשובים באמת נעשים), עוזר לנו להתפקס, מרגיע לנו את הפחד מהחמצה ובכלליות מאוד תומך ביכולת שלנו לשמור על פרודוקטיביות טובה ולתכנן את הזמן.

כשאנחנו מתעדפים, אנחנו מבינים מהר מאוד שיש משימות שנראות לנו דחופות כשהן בעצם לא. ושיש אחרות שאם לא ניתן עליהם את הדעת סביר שלא יקרו וימשיכו להדחות למועד מאוחר יותר. אנחנו מחליפים ימים מבולגנים שבהם לקוחות וקולגות מכתיבים לנו את סדר היום, בימים בהם אנחנו מצליחים לקדם את הפרוייקטים שלנו על אף הכוחות המתחרים על הזמן ותשומת הלב שלנו.

על אף שמדובר בטכניקה די פשוטה, לסדר את המשימות לפי מידת חשיבותם, בפועל אתם תראו שזה תרגול שהוא לא תמיד פשוט. כשיש לנו תנועה ערה של משימות בחיים ועל שולחן העבודה, כל הנושא הזה של לתעדף משימות צריך להיות חלק מהמערכת שבעזרתה אנחנו מנהלים את עצמנו.

במאמר הזה אספנו לכבודכם כמה טכניקות מיטיבות שיכולות לעזור לכם לתעדף את המשימות היומיומיות שלכם באופן שיטתי, לתכנן את הזמן שלכם ולהתרכז בדברים החשובים לכם ביותר.

אז ראשית דבר, איך לא – ברשימת משימות

קשה מאוד לתעדף משימות בלי שיש לנו מבט-על מסודר ונוח על הכל המשימות שבתחום אחריותנו. זה נשמע בגדול כמו דבר טריוויאלי אבל מהנסיון שלי יש לא-מעט אנשים שמדלגים על השלב החשוב הזה ומסתערים קדימה על העבודה בלי לתכנן. במקום זה, אני מציע לעבור על כל הפרוייקטים ולערוך רשימה מסודרת של משימות. מומלץ לפרק משימות גדולות וכלליות מדי – למשימות קטנות וברורות יותר שקל לבצע.

כשכל המשימות פרושות לנו מול העיניים, זה זמן טוב להוסיף להם עוד כמה פרטים חשובים אם יש – כמו משך הזמן שהמשימה עשויה לקחת, מידת החשיבות שלה או מידת הדחיפות שלה. בהמשך המאמר (תיכף) ניגע בסוגיית החשוב והדחוף.

כבר בעצם תמונת המצב היסודית והכוללת הזאת, משהו יכול להתחיל להרגע בתודעה. יש לנו אחיזה ברורה יותר של היקף האחריות שלנו כרגע ומהם הדברים שדורשים את תשומת הלב המיידית שלנו. זאת רשימת האם שלנו שמכילה את חומר הגלם שמרכיב לנו את שעות העבודה.

שימו לב שאנחנו עוד לפני התיעדוף, אנחנו רק בשלב ההכנה. את רשימת האם תוכלו לנהל לנוחיותכם בכל אחת מהאפליקציות לניהול משימות (Todoist, Trello וכו') או בעזרת מחברת ועיפרון כמו אבות-אבותינו. מה שעובד לכם הכי טוב. הטכנולוגיה פה פחות חשיבה, זה יותר הטכניקה, תשומת הלב והמודעות. מה שחשוב זה שתוכלו לערוך בקלות ובנוחות את הרשימה בהתאם למציאות המשתנה.

כשאנחנו גוזרים את הלו"ז שלנו מתוך רשימת האם, אנחנו יכולים יותר בקלות לתת את הדעת על משימות משמעותיות וארוכות טווח שבהרבה מקרים נדחקות לשולי התודעה כשאנחנו עסוקים כל הזמן בלסיים משימות קטנות ולרוב פחות חשובות.

רגע לפני שנקבע את סדר העדיפויות – נצמצם

אפשר לומר שזה כבר שלב בתיעדוף. אבל לפני שאנחנו מאמצים לנו הלכה למעשה אסטרטגיית תיעדוף שמתאימה לנו – אני אוהב לעשות מעבר זריז ולהפטר כבר עכשיו ממה שאפשר.

ואיך עושים את זה?

עוברים על הרשימה ומזהים בה משימות שנופלות לאחת מהקטגוריות הבאות:

  • לעשות עכשיו: אם זה משהו קצר ומשמעותי שראוי שיעשה עכשיו, לכו על זה. אם זו משימה שלוקח פחות מ-2 דק' לעשות אותה – עשו אותה עכשיו. חבל שהיא תתחרה עם משימות קשות ומשמעותיות יותר על תשומת הלב שלכם.
  • להעביר הלאה: אם זה משהו שבמחשבה שניה עדיף שמישהו אחר יעשה – זה הזמן להעביר הלאה. אם יש לכם משימות שהן בכלל של מישהו אחר, או מחכות לתגובה של מישהו אחר – הסירו את עולם מעליכם ותזכרו את עצמכם ביומן לעשות פולו-אפ.
  • למחוק: אם זו משימה שמתגלגלת איתכם כבר יותר מדי זמן – סיכוי טוב שכבר לא תעשו אותה. עדיף שתוותרו עליה (היא כנראה לא כזו חשובה) ותהנו מהאנרגיה המנטלית שתתפנה כתוצאה מכך. בדקו בציציות, יכול מאוד להיות שיש לכם משימות שאתם אפילו לא אמורים לעשות (שלא נאמר – נעשו כבר).
  • לביצוע עתידי: אלה המשימות שישארו איתנו והכי חשוב שיעברו תיעדוף.

4 אסטרטגיות שיעזרו לכם לתעדף משימות

יש המון דרכים לתעדף משימות, אי אפשר לומר על אף אחת שהיא הטובה ביותר. ריכזתי כאן עבורכם כמה מהיעילות שביניהם ואני מזמין אתכם להתנסות ולראות מה עובד לכם הכי טוב.

טבלת דחוף – חשוב (ידוע גם בתור מטריצת אייזנהאואר)

נתחיל בקצת היסטוריה. איזנהאואר, הנשיא ה-34 של ארה"ב, היה ידוע בפרודוקטיביות שלו. בזמן כהונתו הוא ביצע מספר נרחב של מהלכים היסטוריים – מהקמתה של סוכנות החלל ועד סיום מלחמת קוריאה. איך הוא הצליח בכל זה?

בשנת 1954 איזנהאואר ציטט באחד הנאומים שלו את המשפט הבא: "יש לי שני סוגים של בעיות – חשובות ודחופות. הדחופות לא חשובות והחשובות אף פעם לא דחופות".

לאחר כמה עשורים, בספרו "שבעה הרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד", תרגם סטיבן קובי את הגישה והתובנות האלה לתוך כלי פשוט ויעיל שנקרא טבלת דחוף – חשוב. עד כאן היסטוריה.

על פי הטבלה הזו, אנחנו ממיינים את המשימות שלנו לכל אחד מארבעת החלקים:

דחוף וחשוב: לביצוע מיידי

חשוב אבל לא דחוף: לביצוע עתידי

דחוף אבל לא חשוב: להעביר לביצוע של מישהו אחר

לא דחוף ולא חשוב: למחוק מרשימת המשימות

בגדול, המשימות הדחופות הן לרוב אלה שגורמות לנו להרגיש שאנחנו חייבים להתייחס אליהם עכשיו, כשבעצם לא יקרה שום דבר אם הן יחכו. פה נכנסים לנו רוב אמצעי התקשורת – מיילים, וואטסאפים, שיחות שלא נענו.

מנגד, המשימות החשובות הן לרוב בעלות ערך לטווח הארוך, מניעות אותו לכיוון החזון שלנו, מתבססות על הערכים והכוונות שלנו.

אחד הדברים היעילים בגישה הזאת הוא שהיא עוזרת לנו להבין אם משימה ספציפית היא באמת חיונית עבורנו. היא עוזרת לנו יחסית בקלות להבין מה מבזבז לנו את הזמן וראוי שנפטר ממנו לעומת מה באמת כדאי שיבוצע עכשיו או בקרוב.

טבלת חשוב דחוף

לבלוע את הצפרדע (לעשות את העבודה החשובה ביותר קודם)

טוב טוב, עוד קצת היסטוריה. נו מה לעשות, אני מנסה להפוך נושא כמו ניהול זמן, שיכול להיות טרחני ומשעמם – למשהו שתזכרו וילך איתכם. אין כמו סיפורים בדיוק בשביל זה.

מארק טווין (סופר מפורסם שכתב בין היתר את האקלברי פין) אמר פעם שאם אתה בולע צפרדע חיה בבוקר, הגרוע מכל מאחוריך. איש חכם בשם בריאן טרייסי לקח את הדימוי הזה צעד קדימה וכתב ספר בשם "לבלוע צפרדע" (Eat The Frog).

בריאן טרייסי ממליץ, ברוח דבריו של טווין – להתחיל את היום עם הדברים החשובים ביותר והמאתגרים ביותר.

זה האנרגיה ההפוכה למה שבדר"כ נעשה כאשר לפנינו משימה מאתגרת. לרוב – או שנפול לדחיינות או שנתקתק משימות קטנות, דחופות ופחות משמעותיות. בשני המקרים לא נתמודד עם מה שחשוב באמת ונרגיש רע עם עצמנו.

לרבים שעות הבוקר הן השעות הפרודוקטיביות ביותר (אני יודע שלא לכולם, הכל טוב) ואז להתחיל ממשימה חשובה וגדולה יותר עוזר לנו לוודא שבסופו של יום עשינו משהו משמעותי. מה גם שאחרי שמתגברים על הקושי, כל שאר היום נראה מדהים ומלא במוטיבציה, והפרודוקטיביות משתפרת פלאים.

או כמו שפרופסור תרזה אמבייל (Teresa Amabile) גילתה במחקרה:

"מכל הדברים שיכולים להגביר את החישה והמוטיבציה במהלך יום עבודה, הדבר החשוב ביותר הוא להצליח להתקדם בעבודה משמעותית".

שיטת ה-ABCDE (או, איך לא – אבגדה)

עוד שיטה מבית היוצר של בריאן טרייסי, נועדה לתת לנו עוד כלים לנתח בעזרתם את החשיבות של המשימה. במקום להסתפק במדד אחד, יש לנו עכשיו מדרג יותר מפורט שעושה פלאים.

בשיטת ה-ABCDE אנחנו לוקחים את רשימת המשימות שלנו ולכל משימה נותנים דירוג בהתאם לחשיבות שלה. א' יהיה החשוב ביותר וה' יהיה הכי פחות חשוב. לאחר שאנחנו מדרגים את המשימות לפי חשיבותן, אנחנו מוסיפים מס' לפי סדר ביצוע המשימות (כך למשל א' 1 תהיה המשימה שנבצע לפני א' 2).

השיטה הזו מאוד פשוטה בבסיסה, אבל אם תתנסו בה תראו שהיא מאפשרת להסתכל על הדברים ברזולוציה קטנה יותר שיכולה מאוד לעזור בתיעדוף.

שיטת אייבי לי (Ivy Lee Method)

לפעמים, לא משנה כמה נתאמץ – נמצא את עצמנו עם לא-מעט משימות דחופות וחשובות שאנחנו צריכים להתמודד איתן. במקרים כאלה אין לנו ברירה אלא לחפור עוד קצת לעומק ולהבין את החשיבות האמיתית של משימה.

שוב פעם בפינת ההיסטוריה (כפי שג'יימס קליר הצליח לחקור אותה על אף המגבלות). לפני למעלה מ-100 שנה פנה אחד האנשים העשירים בעולם, צ'ארלס שוואב, על אייבי לי שהיה מומחה לפרודוקטיביות בתקופתו.

אייבי לי חלק עם המנהלים של שוואב את שגרת הפרודוקטיביות היומית הבאה, שהיום מכונה על שמו:

  • בסוף כל יום עבודה, רשום את ששת הדברים החשובים ביותר שתרצה לעשות מחר. אל תרשום יותר מששה.
  • תעדף את המשימות האלה לפי החשיבות האמיתית שלהם.
  • כשאתה מתחיל לעבוד מחר, התרכז רק במשימה הראשונה. עבוד עליה את שהיא מסתיימת ורק אז עבור לבאה אחריה.
  • גש לשאר הרשימה באותו האופן. בסוף היום העבר לרשימה של מחר את אותן משימות שלא סיימת היום.
  • חזור על התהליך הזה בסוף כל היום עבודה.

כוחה של השיטה הזו בכך שהיא מאלצת אותנו להתרכז בעד 6 משימות בכל יום. הצמצום עוזר לנו להתמקד במה שחשוב באמת וגם לעבוד בכל פעם על משימה אחת עד הסוף, תוך שמירה מירבית על הקשב והריכוז.

לתעדף משימות הולך נפלא עם ניהול לו"ז

זה נחמד והכל לתעדף, אין ספק, וזה באמת נותן תחושת סיפוק בסופו של יום עבודה, לדעת שעשינו לפחות חלק מהדברים החשובים באמת. אבל רק לתעדף זה לא מספיק, ואנחנו צריכים, איך לא – לוודא שאנחנו אשכרה מתיישבים לעבוד. משימה שאין לה מועד ביצוע היא משימה שקשה לבצע.

עכשיו שיש לכם רשימה מתועדפת של משימות, הצליבו אותה עם היומן שלכם. מה שלמדנו במאמר הזה הולך ממש טוב עם שיטת ה-Time Blocking שיש עליה מאמר נפרד, והשילוב ביניהם ממש יעלה אתכם על הגל לפרודוקטיביות.

המעבר לניהול המשימות החשובות ביומן, יעזור לכם לוודא שאתם מאזנים נכון בין משימות חשובות לדחופות, שאתם משאירים לכם מספיק מרווח לנשימה (עוד משהו לתעדף!), ושאתם עומדים ביעדים ובדד-ליינים.

מילות סיום

לכל אחת מהגישות שהבאתי כאן, וגישות אחרות שתמצאו במקומות אחרים – יש את הסגנון שלהם, את הדגשים, את רעיון הליבה מאחוריהם.

אתם לגמרי יכולים לאמץ מתוך התנסות חלקים שונים מגישות שונות. תזכרו שעם הזמן והתרגול, תיעדוף משימות יהפוך להיות משהו שהרבה יותר קל וזורם לכם לעשות. It would make sense.

וגם, כל מה שלמדנו היום הוא חשוב, טוב ויפה – אבל המציאות דינמית ומשתנה. חשוב לזכור שתיעדוף משימות זה תרגול וגישה שמשמרת לנו רמה גבוהה של מודעות לחלקים השונים של העשייה שלנו. יהיו לא-מעט ימים רווי בלת"מים ולפעמים יהיה לכם קשה להתמקד במשימות החשובות ביותר.

תזכרו שהכל ממש בסדר, ושבתמונה הגדולה אתם ממש בהתפתחותו בהתקדמות אל עבר המטרות שלכם.

לגמרי עשוי לעניין אותך:

נהנית? יופי! שיתוף מרבה טוב בעולם.

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp