כל אחד מאיתנו מרגיש לעיתים את העומס של משימות שנערמות מכל עבר. בין העבודה, המשפחה, התחביבים והחיים החברתיים, קל להרגיש מוצף. אם נסתכל על חיינו בתור אוסף של משימות קטנות וגדולות, שיטת GTD (Getting Things Done) יכולה להיות הפתרון לניהול כל אותם חלקים בצורה מסודרת ואפקטיבית.
מהי שיטת GTD?
GTD, (או: "לגרום לדברים לקרות"), היא שיטת ניהול זמן ומשימות שפותחה על ידי דיוויד אלן. מטרתה העיקרית היא לאפשר לנו לנהל בקלות וביעילות את כל המשימות והפרויקטים שאנחנו מתמודדים איתם, תוך הפחתת הלחץ והעומס הנפשי הנובע מהצורך לזכור את כל המשימות.
במקום לנסות לזכור כל פרט, השיטה מציעה לנו מסגרת חיצונית שתאגור את המידע – כך שהמוח יוכל להיות פנוי לביצוע הפעולות בפועל.
איך שיטת GTD עובדת? – חמשת השלבים המעשיים
שיטת GTD מורכבת מחמישה שלבים מרכזיים, שכל אחד מהם משלים את השני ומעניק לנו יכולת לשלוט בכל משימות החיים. בין אם מדובר בפרויקט מקצועי בעבודה, תכנון טיול משפחתי, או אפילו טיפול בדברים הקטנים כמו סידורים אישיים.
1. איסוף (Capture)
השלב הראשון הוא איסוף כל המשימות, הרעיונות, והפרויקטים שצצים לנו לראש. דוגמה קלאסית יכולה להיות שולחן העבודה המלא פתקים – כל אחד מהם מכיל משימה אחרת שמחכה לביצוע. בשלב הזה, המטרה היא רק לאסוף את כל הפתקים למקום אחד – מחברת, אפליקציה או מסמך דיגיטלי.
כך לדוגמה, אם אנחנו עובדים על פרויקט בעבודה, נוסיף גם את המשימות הקטנות הנוגעות אליו כמו כתיבת מיילים, פגישות או מחקר שצריך לבצע. כשכל המשימות מרוכזות במקום אחד, נוכל לגשת אליהן בהמשך.
2. עיבוד (Clarify)
אחרי שאספנו את כל המשימות, הגיע הזמן לעבד ולתעדף אותן. כל פריט ברשימה זקוק להערכה: האם מדובר במשימה שניתן לבצע מיד? אולי זו משימה שדורשת זמן? או אולי בכלל לא צריך לבצע אותה והיא נזרקת מהתוכנית?
למשל, אם יש לנו רעיון למיזם חדש, נרצה להחליט האם מדובר במשהו שדורש פעולה מיידית. אם זהו רעיון עתידי, עדיף לשמור אותו למועד מאוחר יותר.
3. ארגון (Organize)
כעת מגיע שלב הארגון. בשלב זה, אנחנו מסדרים את כל המשימות שלנו באופן שיטתי. אחת הדרכים הטובות היא לחלק את המשימות לפי קטגוריות, כמו משימות דחופות, פרויקטים ארוכי טווח, או אפילו לפי נושאים שונים (משימות אישיות, מקצועיות וכדומה).
לדוגמה, פרויקט עבודה גדול ייכנס לקטגוריה נפרדת שתכיל את כל המשימות הקטנות הקשורות אליו. כך ניתן להסתכל על כל פרויקט כמכלול ולהבין אילו משימות כדאי להקדים.
4. סקירה (Reflect)
סקירה קבועה היא קריטית לשמירה על הסדר. נוכל לבצע סקירה שבועית של המשימות שלנו, לעדכן את מה שכבר בוצע, ולהחליט על סדרי עדיפויות מחדש.
לדוגמה, במהלך סקירת השבוע, ניתן להבחין שמשימה מסוימת לא הושלמה משום שהיא תלויה בפעולה של גורם אחר. נוכל לשים אותה בהמתנה ולהתמקד במשימות אחרות בזמן הזה.
5. ביצוע (Engage)
השלב האחרון הוא הביצוע. לאחר שכל המשימות מאורגנות ומעובדות, כל שנותר הוא לבחור את המשימה המתאימה להקשר הנוכחי ולהתחיל לפעול.
אם לדוגמה אנחנו נמצאים בבית ויש לנו 10 דקות פנויות, ניתן לבצע משימה קטנה ופשוטה כמו לשלוח מייל או לבדוק מסמכים. אם אנחנו בעבודה וזקוקים לשעה של ריכוז, אפשר לבחור משימה גדולה יותר כמו כתיבת דוח.
דוגמאות יישומיות מהחיים
ניקח לדוגמה את תכנון חופשה משפחתית. השלב הראשון הוא לאסוף את כל המשימות שקשורות לחופשה – הזמנת טיסות, הזמנת מלונות, בניית מסלול, רשימת ציוד, בדיקות רפואיות וכדומה. לאחר מכן, נתחיל לעבד אותן: האם יש משימות שדורשות טיפול מיידי כמו הזמנת כרטיסים? ואילו משימות נוכל לדחות לשבוע שלפני הנסיעה?
בשלב הבא, נוכל לארגן את המשימות לפי תאריך. המשימות המוקדמות יותר, כמו הזמנת טיסות, יופיעו בראש הרשימה, ואילו המשימות הסופיות כמו אריזת המזוודות יהיו לקראת הסוף.
יתרונות של GTD לחיים האישיים והמקצועיים
שיטת GTD לא רק עוזרת לנו בניהול משימות יומיומיות אלא מאפשרת לנו ניהול כולל של החיים. תחושת השליטה שאנחנו מקבלים כתוצאה משיטת הארגון הזו מספקת לנו שלווה פנימית ומשחררת מהלחץ שנובע מהצורך לזכור את כל הפרטים הקטנים.
לדוגמה, כשאנחנו משתמשים ב-GTD בעבודה, אנחנו לא צריכים להתעסק במחשבות על פרויקט עתידי. בזמן שאנחנו עובדים על משימה אחרת, אנחנו יודעים שהכל נמצא במקום מסודר, כך שאנחנו יכולים להתמקד ברגע הנוכחי.
התאמה אישית של השיטה
אחד מהיתרונות המרכזיים של שיטת GTD הוא הגמישות שלה. אפשר להתאים אותה לכל צורך אישי. ישנם אנשים שמעדיפים להשתמש באפליקציות כמו Notion, Todoist או Trello כדי לנהל את המשימות, ואחרים יעדיפו להשתמש במחברות פיזיות, לוחות שנה או רשימות ידניות.
למשל, מישהו שעובד כפרילנסר וצריך לנהל את הזמן בצורה חכמה, יוכל לארגן את המשימות שלו בצורה שתתאים לסוג העבודה שהוא מבצע.
מסקנה
שיטת GTD של דיוויד אלן היא כלי מצוין לניהול משימות. אפשר ליישם אותה לא רק במסגרת העבודה אלא גם בחיים האישיים. על ידי שימוש בשיטת איסוף, עיבוד, ארגון, סקירה וביצוע, ניתן לשפר את היעילות, להפחית את הלחץ ולהתרכז במה שחשוב באמת. נוכל ליישם את השיטה בדרכים מגוונות, החל ממחברת פשוטה ועד לאפליקציות מתקדמות. כל זה כדי לנהל את המשימות והפרויקטים שלנו בצורה טובה יותר.
בזכות שיטת GTD, אנחנו יכולים להפסיק לרדוף אחרי המשימות וליהנות מהשקט הנפשי שהן כבר לא תלויות בראש שלנו.
